【即確認】損してませんか？間違いだらけのビジネスメールの実態

こんにちは、ゆーじです。

毎日200通を超えるメールを捌いている、単身赴任10年目の会社員です。

メールが多すぎる。毎日同じ様なメールを確認して優先順位を付けながら処理する毎日。

 

 

でも、そんな山積しているメールの中でも一際異彩を放つメールが存在します。

強烈に印象に残るし必然と優先順位が上がる。

 

 

何故でしょう？

 

 

それは色彩で目立つ様になっている訳でもありません。

 

 

読みやすく、印象に残りやすいのです。

 

 

では、どんなビシネスメールが読みやすく印象に残りやすいのか紹介します。

 

 

 

後回しにされるビジネスメール

 

 

 

 

私は上記の様なメールは基本的に読みません。

仮に重要な案件だったとしても、発信者だけ確認して後回しにします。

 

 

英語のメールはとてもシンプルで分かりやすい。

恐らく結論が先に明記されていますからだと思います。

 

 

多分、ビジネスで成果に繋がらなた方は複雑なビジネスメールを出していないか、一度ご自身で確認すると良いです。多くの受けてはきっと同じマインドだと思います。

 

 

 

見出し（件名）

 

 

見出し（件名）はとても重要です。

メールを開く前に内容（概要）が理解できる様に工夫することは最低限必要です。

また、【　】をつけるなど、誰からのメールなのか一眼で判るようにすると良いです。

 

具体例

 

【○○株式会社】10/22（木）14時からの会議相談の件

 

 

書き出し

 

多くはこの部分で差が出ています。

必要以上に前置きが長く、本題に入る前にうんざりしてしまうケースが殆どです。

 

 

相手に気遣うのであれば、文頭ではなく文末でお願いしたいところです。

ここは簡単な挨拶をして本題に入ってください。

 

 

 

 

よく気になる部分として、普段あまり関わりがない方へのメールです。

「お世話になっております」は明らかに不自然です。この場合「お世話になります」が妥当です。

 

 

 

 

感謝の気持ち

 

ビジネスメールで差が出るポイントは結びの部分です。

 

 

印象に残る秀でたビジネスメールには特徴があります。

 

 

「何卒よろしくお願い申し上げます。」この一文で締め括られている方が圧倒的に多いです。悪くはないのです、残念あがら印象に残りません。しかし、強く印象が残っている方の括りの一文を紹介します。

 

 

「本当にありがとうございました。私はどうお返ししたら良いか分かりませんが、少なくともこのご縁には大変感謝しております。」

 

 

何かの際はこの方を頼りにしようと決めています。

 

 

この様にビジネスメールの一文で大きく人の心を引きつけることができるのです。

 

 

また、添付資料がある場合は、その旨文書でもお知らせした方が無難です。

 

 

 

 

間違いが多いビジネスメール

 

送られてきたメールを拝読する際、本当に間違いが多くて落胆します。言い換えれば、品位を疑ってしまうケースがよくあります。

 

そんな代表的な物を10ほど紹介しますので、もしも心当たりのある方は直ぐに是正してください。確実に損をしています。

 

 

 

敬称の使い方

 

「〜各位様」と言う表記です。

 

 

「各位」は「皆様」と言う意味で複数人に対してメールで一人ひとりを敬う際に使用する表記方法です。ですので、様は不要です。

 

 

この様なメールを頂いた際は、常識がないと判断して完全に後回しにします。

 

 

「御社」「貴社」の使い分け

 

 

これも本当に多いです。

 

 

話し言葉で使用するのが「御社」、書き言葉で使用するのが「貴社」です。親しい間柄で「御社」を使用するケースはありますが、一般的に「貴社」で統一してください。

 

 

 

 

「〜させていただく」

 

 

恐らく、このフレーズは許可どりや謙遜の意味で使用されているのでしょうが、違和感があり人によっては不快感を与えますので「〜しております」を使用してください。

 

 

 

「〜の方」

 

 

「私のほうで担当します」「商品のほうを受け取りました」など、「〜のほう」という表現を使う方が多いですが、日本語として間違っています。「私が担当いたします」「商品を受け取りました」が正しい表現です。

 

 

メールだけでなく、会話でも是正すべきです。

 

 

「役不足」

 

 

これも本当に多いですね。

 

 

しばしばテレビでも間違って使っている方がいますが、品位を疑ってしまいます。

 

 

「役不足」とは、自分の力量の大して役割が不足していると言う意味です。多くの場合は自分の力量が足りていないと謙遜して使う場合が多いので、「力不足」と表現すべきです。

 

 

「ご苦労様です」

 

 

このフレーズは目下の方から目上の方に対してや、社外の相手に対して使用すると失礼です。

 

「お疲れ様でございます」であれば上下関係を気にせず使用できます。

 

 

「ご教授」

 

何かを教えてほしい時に使う「教示」という言葉ですが、「教授」と間違えて記入してしまいがちです。意味が異なりますので注意しましょう。

 

 

 

「ご質問があります」

 

 

相手の為に行う行動に対して「ご」や「お」をつけることが多いですが、この場合は自身の行動ですので「ご」は不要です。

 

 

「質問があります」とシンプルに！！

 

 

 

「助かります」

 

「助ける」は「物事が上手く運ぶように手助けする」という意味の言葉ですので、「助かります」という表現だと相手が自分をサポートしていることになり失礼です。相手の手助けに対して感謝を伝えたい場合、「お力添えにより、無事に終えることができました」というような表現にします。

 

 

 

追伸に関して

 

 

これもよく見ます。PSも同様です。

 

親しい方以外のビジネスメールでは御法度です。

 

 

押さえておきたいビジネスメールのポイント

 

 

上記の様に修正ポイントを列記致しました。

 

 

秀逸なビジネスメールの特徴は一眼で依頼内容が理解できます。挨拶は必要最低限で止め、結論から簡潔に表記する事をオススメします。最後は気持ちを込めて「心」が伝わるフレーズを選択し、決して長文にならない様にします。

 

 

分の長さは80文字程度を一つの塊としておき、改行を駆使して見やすさを確保しておいた方が良いです。これは、複数の方のアンケート結果からも伺えます。

 

 

何気なく送っているビジネスメール、

 

 

でもこれで仕分けされていることが多いので修正できる部分は早急に！！